Jak profesjonalnie zarządzać najmem? Poznaj 5 cech dobrego zarządcy



Praktyka pokazuje, że zarządzaniem najmem zajmują się zarówno osoby posiadające duże doświadczenie i przygotowanie, jak i takie, które traktują je wyłącznie jako hobby lub zajęcie dodatkowe. Jeśli należysz do tej drugiej grupy, ale chcesz zainwestować w siebie, rozwijać swoje kompetencje i dążyć do profesjonalizacji w tej dziedzinie, ten artykuł kieruję właśnie do ciebie. Jak poprawić swoje wyniki? Jak usprawnić swoje działania i nie dać się zaskoczyć? W poniższym artykule prezentuję 5 wybranych cech dobrego specjalisty ds. najmu, które uznałam za najbardziej istotne w codziennej pracy i które pomogą osiągnąć ci powyższe cele. Sprawdź, jakie z nich już posiadasz, a które jeszcze potrzebujesz wzmocnić. Do dzieła!


1. Korzystanie z pomocy specjalistów


Jak wiadomo czas jest dobrem luksusowym, dlatego chcąc zyskać go jak najwięcej warto zaufać doświadczeniu wykwalifikowanych specjalistów. Nie sposób posiadać wiedzę na każdy temat, nie bójmy się więc korzystać z pomocy ekspertów przy podejmowaniu decyzji. W ten sposób:

  • sięgamy po sprawdzone rozwiązania, które możemy wdrożyć od razu
  • otrzymujemy poradę/usługę skrojoną na miarę naszych potrzeb
  • możemy się wiele nauczyć i z czasem samodzielnie podejmować decyzje na podstawie własnej wiedzy.

W swojej karierze współpracowałam z wieloma specjalistami w swojej dziedzinie, jednak eksperci, po których poradę sięgałam najczęściej to: doradca kredytowy, architekt, prawnik i notariusz oraz inżynier budowlany. Jestem przekonana, że korzystając z ich wiedzy zaoszczędziłam nie tylko czas, ale i niemałe pieniądze. Przykłady? Proszę bardzo.


Doradca kredytowy, którego usługi są bezpłatne, potrafi wynegocjować w banku korzystniejsze warunki kredytu, ponadto przeważnie ma lepszy kontakt z instytucją i otrzymuje informację zwrotną szybciej niż klient indywidualny. Praca z architektem pozwala na zastosowanie najbardziej optymalnych dla danej nieruchomości i budżetu rozwiązań, z zachowaniem wysokiego poziomu estetycznego. Natomiast inżynier budowlany jest w stanie szybko oszacować zakres remontu nieruchomości, dopilnuje go i dokona odbioru jego poszczególnych etapów. Obdarzając ekspertów zaufaniem i dając im swobodę w działaniu, otrzymujemy w zamian gotowe rozwiązania odpowiadające charakterowi danej inwestycji oraz zyskujemy bezcenny czas i spokojną głowę. 


2. Szybkie działanie 


W zarządzanie nieruchomościami niejako wpisane jest dynamiczne działanie. Liczba elementów, nad którymi sprawujemy nadzór wymaga od nas często szybkiej reakcji niezależnie od tego czy mamy do czynienia z drobną czy znaczącą kwestią. Pamiętajmy, nie jest sztuką działać szybko i byle jak – sztuką jest działać szybko, wykorzystując wiedzę i najlepsze dostępne rozwiązania, aby osiągnąć zamierzony efekt. Dlatego jeśli chcesz efektywnie zarządzać nieruchomością powinieneś przyswoić tę sprawność. Z pewnością przyda się kiedy lokatorzy zrezygnują z wynajmu przed zakończeniem umowy i na ich miejsce będzie trzeba znaleźć zastępstwo i sprawnie przeprowadzić odbiór mieszkania lub pokoju i zgrać to w czasie z wprowadzeniem się nowych osób na to miejsce. Podobnie w przypadku zalania sąsiadów, poważnej awarii czy usterki wyposażenia mieszkania. Tutaj natychmiastowa reakcja połączona z określonymi wcześniej procedurami oraz szybki kontakt z ubezpieczycielem oraz ekipą remontową sprawi, że sytuacja płynnie wróci do stanu pierwotnego. Poza tym, traktując tego typu sytuacje priorytetowo, pokazujemy najemcom, że jesteśmy dla nich dostępni i w każdym momencie mogą liczyć na nasze wsparcie. Wymagania terminowości i szybkiego działania możemy się również spodziewać ze strony banków, które często pilnie proszą o dostarczenie dodatkowych dokumentów do wniosku o kredyt hipoteczny lub pisemnego wyjaśnienia kwestii budzących wątpliwości albo związanych ze stanem prawnym czy budowlanym nieruchomości. Remonty nieruchomości, o których szerzej piszę w tym artykule  również dają duże pole do wykazania się sprawczością. Nieterminowe ekipy remontowe, rozciągające się w czasie prace instalacyjno-modernizacyjne potrafią mocno wydłużyć wystartowanie z inwestycją, a w konsekwencji generują straty dla naszych klientów. Zamiast czekać na inicjatywę fachowców, warto przyjąć proaktywną strategię polegającą na popychaniu do przodu kolejnych faz remontu, poprzez ustalenie tzw. „kamieni milowych” czyli konkretnych terminów ukończenia poszczególnych etapów prac. Dbanie o terminowość, jest dowodem na to, że poważnie traktujemy inwestycję i troszczymy się o własne finanse. 


3. Zaangażowanie 


Jeśli praca jest twoją pasją, tego punktu nie trzeba wyjaśniać. Niezależnie od branży i stanowiska zaangażowanie zawsze jest w cenie, a pracując w sektorze usług wykazać się można (i warto!) na wielu obszarach. Odpowiadając za znalezienie nieruchomości pod inwestycję nie ograniczajmy się tylko do standardowych sposobów i łatwo dostępnych lokalizacji. Poszukując tych nieoczywistych i trudniej dostępnych mamy szansę na znalezienie naprawdę unikatowej oferty, która wyróżni się na tle innych ponadprzeciętnym zyskiem. Kolejny punkt, gdzie zaangażowanie mocno procentuje, to dopilnowanie formalności. Często nieruchomości o skomplikowanym statusie prawnym, pochodzące z licytacji komorniczej lub posiadające wielu współwłaścicieli czy spadkobierców wymagają więcej nakładów pracy, aby doszło do zakupu, kredytowania czy w późniejszym etapie remontu, jednak czas i energia, które włożymy w ich pozyskanie zdecydowanie zwrócą się z nawiązką. Ponieważ takie mieszkania odstraszają swoją nieco nieprzystępną na pierwszy rzut oka sytuacją, więc zainteresowanie naszej potencjalnej konkurencji automatycznie spada, tworząc szczególną okazję do zakupu. Gdzie jeszcze warto wykazać się zaangażowaniem? Naturalnie podczas prezentacji mieszkania na wynajem. Okazując cierpliwość podczas rozmów telefonicznych i spotkań, chętnie odpowiadając na pytania potencjalnych lokatorów, rozmawiając z nimi o możliwościach, ale i jasno i szczerze przedstawiając warunki umowy, inwestujemy w dalszą współpracę i zwiększamy szansę na długoterminowy najem.


4. Dobra komunikacja 

blank


Praca pośrednika czy zarządcy nieruchomości w dużej mierze opiera się na kontaktach z ludźmi – na co dzień kontaktujemy się z instytucjami, bankami, firmami, urzędami, kancelariami, architektami, ubezpieczycielami, fachowcami, ekipami remontowymi, klientami czy wreszcie najemcami. Dlatego podstawą naszej pracy jest jasna komunikacja. Dobrze jest umieć dogadać się z każdym - to zdecydowanie ułatwia nawiązywanie kontaktów i budowanie relacji, jednak nie wystarczy. Chcąc efektywnie współpracować na wyżej wymienionych obszarach, warto wiedzieć jak jasno formułować przekaz, aktywnie słuchać, negocjować, a także jak wyznaczać swoje granice i szanować te postawione przez drugą stronę. Relacje z najemcami możemy budować już od pierwszego spotkania przystępnie przedstawiając warunki umowy, otwarcie komunikując o problematycznych zapisach oraz ewentualnych karach umownych i zachęcając do zadawania pytań. Zatajanie pewnych informacji i informowanie o nich w ostatniej minucie spotkania powoduje, że tracimy zaufanie i wiarygodność w oczach potencjalnych lokatorów. Dobry kontakt i sprawna komunikacja z pewnością zaprocentuje w przyszłości, kiedy być może będziemy musieli wspólnie zmierzyć się z jakimś większym problemem. Przejrzysta komunikacja to klucz do sukcesu również w przypadku remontu oraz współpracy z fachowcami. Jeśli zależy nam na konkretnym efekcie oraz na sprawnym i terminowym odbiorze poszczególnych etapów remontu, musimy jasno komunikować nasze oczekiwania. Kto miał do czynienia z ekipami remontowymi ten wie, że oczekiwania nierzadko potrafią się rozminąć z rzeczywistością, mimo że mieliśmy wrażenie, iż wcześniej wszystko zostało omówione. Praca z remontowcami to nieustanna konfrontacja, negocjacje i egzekwowanie wzajemnych ustaleń, co czyni remont świetną okazją do szlifowania swoich umiejętności komunikacyjnych w tych obszarach. 


5. Odporność na stres – dobre zarządzanie w sytuacji kryzysowej 


Ostatnia cecha przydaje się zawsze i wszędzie, jednak w zarządzaniu najmem i nieruchomościami przy tak dużej liczbie elementów, którymi trzeba kierować w tym samym czasie, jest niezbędna - to wysoka odporność na stres, a właściwie sprawne zarządzanie zadaniami pomimo wystąpienia sytuacji stresowej. Pojawiające się od czasu do czasu awarie w mieszkaniach, zalania łazienki, niesłowni podwykonawcy, opóźniające się prace remontowe i naprawcze, błędy i niedopatrzenia, problematyczni lokatorzy… Jak już wspomniałam w punkcie nr 2, listę nieprzewidzianych sytuacji, z jakimi mamy do czynienia na co dzień można mnożyć. Sztuką jest takie poruszanie się wśród nich, które nie będzie narażało nas na straty, dodatkowe koszty i nie spowoduje jeszcze większej eskalacji problemu. Wbrew pozorom wiele „nieprzewidzianych sytuacji” możemy opanować m.in. dzięki:

  • wcześniejszemu opracowaniu konkretnych procedur, które znacznie ułatwią nam działanie pod presją czasu
  • zapisom w umowie, rozstrzygającym, kto za co ponosi odpowiedzialność 
  • ubezpieczeniu nieruchomości i ustanowieniu zakupu OC przez najemcę warunkiem najmu
  • pobraniu kaucji oraz poręczenia od osoby trzeciej
  • przygotowaniu rozbudowanej listy kontaktów do zaufanych podwykonawców różnych specjalizacji


Zaplanowanie poszczególnych kroków da nam spokój, pewność i pozwoli sprawnie przejść nad nimi do porządku dziennego. Dzięki temu trudne sytuacje, mimo że będą zaskoczeniem, nie sprawią, że wypadniemy z rytmu i stracimy cenny czas na chaotyczne poszukiwanie rozwiązania. 


Podsumowanie


Nie zrażaj się jeśli po przeczytaniu tego tekstu uznasz, że przed tobą jeszcze dużo pracy. Każdy przecież kiedyś zaczynał. Poza tym pamiętaj, że zdobywanie i rozwijanie kompetencji miękkich odbywa się stopniowo, a nie skokowo. Jednak w miarę czasu i uważnej praktyki z pewnością zauważysz zmiany w swojej postawie i efektach pracy. Ze swojego doświadczenia mogę cię zapewnić, że kiedy już zaczniesz je wdrażać, kolejne będą przychodziły z większą łatwością. Jeśli chciałbyś jeszcze pogłębiać swoją wiedzę w tym zakresie, zachęcam cię obejrzenia video-rozmów, jakie przygotowałam wspólnie ze specjalistami różnych dziedzin związanych z nieruchomościami. Pełne gotowych rozwiązań i przykładów z życia, stanowią źródło fachowej wiedzy, która pomoże ci poszerzać twoje umiejętności w tej dziedzinie LINK Trzymam za ciebie kciuki i powodzenia!


Tutaj znajdziesz linki do pozostałych artykułów na temat nieruchomości pod wynajem: 


Koniec twoich problemów z najemcami – zalety najmu bezobsługowego.


Wynajem mieszkania – jak skutecznie znaleźć długoterminowego najemcę i jak z nim pracować? 


Finansowanie nieruchomości pod wynajem 


>